De communicatie aan de universiteit verloopt vaak via mail. Studenten weten niet altijd goed hoe ze een personeelslid van de UGent (een professor, een assistent, een studiebegeleider,…) moeten aanspreken. Deze taalmail geeft daarom enkele richtlijnen voor vlot ‘academisch mailverkeer’.
De aanspreking
Hoe je personeelsleden aanspreekt, is afhankelijk van de functie van het personeelslid. Als je die kent, vermeld dan de academische titel (‘prof.’ of ‘dr.’) plus de achternaam. Is de academische titel niet duidelijk en ken je enkel de voor- en achternaam, spreek die persoon dan aan met ‘heer’ of ‘mevrouw’ plus achternaam. Schrijf nooit enkel ‘Geachte’ of ‘Beste’ zonder naam of ander zelfstandig naamwoord. Als je een e-mail stuurt naar onbekenden, schrijf dan ‘Geachte heer, Geachte mevrouw’. ‘Beste’, uiteraard met naam of ander zelfstandig naamwoord, gebruik je vooral in een informele context.
bv.
Geachte prof. van de Walle (of: professor van de Walle)
Geachte dr. De Vos
Geachte mevrouw De Keyser
Geachte heer
Beste collega
Beste Kim
Let op: prof., dr. heer en mevrouw schrijf je zonder hoofdletter. Heer en mevrouw kort je niet af!
Twijfel je over iemands titel? Check dan http://www.flw.ugent.be/vakgroepen.
Het slot
Sluit je mail af met ‘Met vriendelijke groeten’ of ‘Met vriendelijke groet’. Daaronder schrijf je je voornaam en je familienaam.
Komma?
Volgens de Belgische BIN-normen volgt na de aanspreking en de slotgroet geen komma, maar het is niet verboden, en eigenlijk ook gebruikelijk, om wel een komma te plaatsen (zie http://taaladvies.net/taal/advies/vraag/303/geachte_mevrouw_geachte_mevrouw/). Je mag dus kiezen, maar wees consequent: zet je (g)een komma na de aanspreking, dan komt er ook (g)een komma na je slotgroet.
Je/U/u?
Gebruik ‘u’ om academisch personeel aan te spreken in je mail, niet ‘je’ of ‘jij’. Overigens schrijf je ‘u’ zonder hoofdletter.
Samengevat:
Geachte prof. Thienpont,
Geachte mevrouw Vertongen,
Ik zal u mijn taak zo snel mogelijk bezorgen, zeker vóór de deadline van 20 december.
Met vriendelijke groet,
Jasper D’hondt
Opmerkingen?
Over de geschikte aanspreekvormen in een academische context bestaan heel uiteenlopende meningen. Zo wordt de aanspreking ‘Beste mevrouw + familienaam’ ook vaak gebruikt in formelere contexten. ‘Beste heer + familienaam’ klinkt daarentegen voor sommigen vreemd in de oren. We horen graag van personeelsleden hoe zij het liefst aangesproken worden door studenten.